アナログ派によるタイムマネジメント方法。時間を管理するために重要な考え方と手帳の使い方。


こんにちは。nana(@nanapekota)です。

あなたは、自由にインターネットが使えなくなったらどう思いますか?

今日だけじゃなくて、明日もあさっても、おうちでネット回線がない状態を想像してみてください。

 

ここ1ヶ月、わたしの自宅のWi-Fiモデムが故障して自宅でインターネットが使えない状態でした。

nana
おうちでインターネットが使えないなんて最悪・・・。

あゆちゃんのライブ情報やMステの動画もすぐに見れないし・・・。

なんて不便さを感じながらも、インターネットが必要な作業は図書館やカフェなどでしていました。

 

でも、実は自分できちんと時間を管理することにより、作業の効率は下がるどころか寧ろ捗っていたのです。

ようやく自宅にインターネット回線が戻ってきた今ですが、その時に実践していたタイムマネジメントを継続していこうと思います。

効率よく作業するために気をつけていたことはとってもシンプルなことです。

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時間を管理することとは

ちょうど数日前にこんな記事に出会いました。

タイムマネジメントはシンプルでいい。時間を管理するたった2つの考え方と具体的な方法 icon-external-link 

時間の管理についてとてもわかりやすく書かれているぴかりんさん(@dujtcr77)の記事です。

本質はまさにこの記事にかかれているとおりなので、まだ読んでいない方はぜひ読んでみてくださいね。

「あれ、わたしこの記事書く必要ないかな?」と思ってしまうほどでしたが、手帳の活用法なども含めて書いていきます。

なぜ時間の管理が必要なのか

時間の管理をすることによって生まれるメリットは作業の効率が良くなること

ムダな作業が減り、より早く目標達成に近づけるということです。

ダラダラと作業をしていてもいつまでも集中力は続かないので、生産性は上がりませんよね。

時間を管理することで目標達成までの道のりがグッと近くなるとしたら、試してみる価値があると思いませんか?

時間を管理するコツ

やることをリストアップする

まずはやることを全部書き出しましょう。ToDoリストを作るということですね。

やることを可視化することにより「忘れてしまった!」という事態を防ぐことができます。

お買い物に行く時に、メモを持参したり携帯電話に書いておいたりしませんか?それと同じです。

重要なこと・優先することを見極める

有名な「7つの習慣」の第三章で紹介されている「時間管理のマトリックス」により、時間の使い方を考えてみるとよくわかります。

どれだけの時間をどのように使っているのかということをまず把握します。

 

自分の活動つまり時間の使い方を、緊急度重要度の二つで考えてみましょう。

締め切りが迫っている案件など、緊急かつ重要なことへの対処は言うまでもありませんが、あなたが大切にすることは「緊急ではないが重要なこと」にフォーカスすることです。

人間関係づくりや自分を磨くこと、準備や計画、心身をリラックスさせることもこれにあたります。

ここにフォーカスした結果、バランスが取れた危機の少ない状態を生むことが出来ます。

 

自分にあった方法を見つける

先ほどご紹介したぴかりんさん(@dujtcr77)の記事にも書かれていますが、いくら完璧なタイムマネジメントの方法を見つけても、それがあなたに合っていないと継続できません

実際、わたしにはエクセルを使って時間の管理をすることは向いていませんでした。
エクセルを開いてパチパチ文字を打ち込んだりするよりも、心を沈めてお気に入りの手帳に文字を書くほうが気持ちが安定するからです。

極端なことを言うと「時間の管理をする」ということに気を取られしまうのであれば、本末転倒です。

作業の効率が上がらなければ、いっそのこと時間の管理をしなくても良いのかもしれません。

あなたがやりやすい方法で時間の管理をしましょう。


アナログ派の時間管理の方法


1ヶ月間わたしが実践していた時間管理の方法をご紹介します。

自宅でインターネットが使えないという環境が「時間を管理する」ことを考える良いきっかけとなりました。

基本的には上記でご紹介したことを手帳に書いて実践しているだけの至ってシンプルな方法です。

1週間単位でToDoリストを手帳に書き出す

まず、1週間の始まりに今週やることをリストアップします。

使っている手帳が見開き1週間タイプなので、日にちの書いていない右側の空白ページに箇条書きのリストを作成

リストの左側には、作業が完了したときにチェックマークを入れられるように空欄のチェックボックス(□マーク)を書いて、思いついた今週やることを全て書き出します。

この時、先ほどご紹介した緊急ではないが重要なことも書いていきます。
本を読む、家族と電話する、そういったことも書いていきましょう。

優先順位をつける

1週間でやることができたら、優先順位をつけていきます。

方法は簡単で、「★」印をつけたり色を変えたりしてわかりやすく目立たせるようにします。

締め切りや完了予定日が決まっている時はその日にちを書いておくと良いですね。
完了だけでなく、「何%まで達成」など今週の終わりになっていたい状態を書いておきます。

作業が完了したらチェックボックスにチェックを入れる

作業が完了したらリストの左側に赤でチェックicon-check-square-o。この瞬間が大好き。

1週間が終わる前にすべてのチェックボックスが埋まったときは最高です。
そんな時は、ご褒美にアイスクリームを食べるのも良いですね。

 

週の終わりになってもチェックが入らなかった項目があれば、なぜその作業が終わらなかったのか分析します。
  • 作業するべき時間に別のことをしていなかったか?
  • ほかに優先することがあったのか?
  • 時間配分に無茶はなかったか?
  • 本当に今週中にやるべきことだったのか?
様々な要因が考えられますが、その反省点も書き留めて、次週へ持ち越すことであれば翌週のリストに書いておきます。

1週間単位で計画を立てるメリット

1週間単位で計画を立てていると、意外と時間があることに気がつくでしょう。

突発的な何かが起きたときも余裕を持ってリスケジュール出来ます。

週末にチェックリストを眺めると「今週はこれだけやり遂げた」と達成感も味わえ、翌週のやる気に繋がります。

時間管理の秘密兵器

ここまで時間管理のコツや手帳活用方法をご紹介しました。

では、実際の作業はどうやって捗らせるのか?ついダラダラとしてしまわないか?という問題が生じますね。

作業に必要なことに何かしら制限がかかる場合は、準備のための時間を有効に使おうと考慮します。

 

例えばわたしの場合、「インターネットが使えなくても出来ること」を終わらせなければ、「インターネットが使えるときにやること」のリストも進みません。

そのためひとつひとつの作業に切迫感があり、集中して作業に取り掛かることが出来ました。

 

でも、制限がないときは集中力ってそう長く続くものでもないですし、誘惑はいっぱいありますよね。

なので、作業をする時にはタイマーを使うことで制限を設けます。
図書館で作業をしていた時は閉館時間がタイマー代わりでしたが、自宅では自分で制限を設けるのです。

 

30分間、集中して作業。タイマーが鳴ったらストップ!
「あとちょっと!」だとしても、「なんか乗ってきた〜」としても、ストップです。(データの保存だけは忘れずに!)

そして5〜10分間、休憩して気分転換をします。
あゆちゃんの曲を聴いたり、本を読んだり、絵を描いたり・・・。

気分転換できたら、30分のタイマーをセットして作業再開。この繰り返しです。

 

大きな文字のタイマーがゼロに近づいていくと、「終わらせなきゃ!」という思考が働きます。

 

まとめ 限りある時間を有効に


1日24時間という時間を、すこしでも有効に使うためにちょっとだけ工夫してみませんか。

 

アナログ派の方法はいたって簡単。
  • 手帳にToDoリストを書き出して優先順位をつける。
  • 「緊急ではないが重要なこと」を大切にする。
  • タイマーを使い、気分転換しながら集中して作業をする。
 

限りあるあなたに与えられた時間。

その時間をあなた自身の手で、より素敵な時間にしていきましょう。

 

 

with LOVE, nana

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